Toen wij onze eigen bruiloft aan het plannen waren, merkte ik al snel hoeveel dingen Een draaiboek voor jullie bruiloft geeft overzicht tijdens de voorbereiding én rust op de trouwdag zelf. Toen wij onze eigen bruiloft planden, hield ik alle tijden, leveranciers, contactgegevens en belangrijke afspraken bij in één document. Achteraf was dat een van de dingen waar ik het meest blij mee was.
Toen wij onze eigen bruiloft aan het plannen waren, merkte ik al snel hoeveel dingen tegelijkertijd geregeld moesten worden. Leveranciers, tijden, gasten, muziek, eten, de ceremonie… alles hangt met elkaar samen.
Daarom besloot ik vrij vroeg om één document te maken waarin ik alles bijhield: het draaiboek voor onze bruiloft.
Niet alleen voor mezelf, maar juist ook voor de mensen om ons heen.
Een paar dagen voor de bruiloft konden we het draaiboek delen en op de dag zelf hoefden wij daardoor veel minder bezig te zijn met de planning. Dat gaf ons tijdens de voorbereidingen al overzicht, maar vooral op onze trouwdag zelf heel veel rust.
Een draaiboek is eigenlijk de complete planning van jullie trouwdag op één plek.
Hierin zet je niet alleen hoe laat de ceremonie of het diner begint, maar ook de praktische dingen die daaromheen gebeuren.
Denk bijvoorbeeld aan:
Zo ontstaat één overzicht waarop de mensen om jullie heen gedurende de dag kunnen terugvallen.
Zijn jullie nog wat eerder in de voorbereiding? In Bruiloft plannen: waar begin je? Compleet stappenplan voor jullie trouwdag vind je de belangrijkste onderdelen van de trouwplanning op een rij.
Een paar dagen voor onze bruiloft heb ik het draaiboek gedeeld met een klein groepje mensen dat dicht bij ons stond.
Dat bleek achteraf ontzettend fijn.
Als er iets bijna moest beginnen, een leverancier arriveerde of ergens aan gedacht moest worden, waren wij niet automatisch degenen die dat hoefden te regelen. Er waren andere mensen die precies wisten wat de bedoeling was.
En dat betekende dat wij op onze trouwdag veel meer konden doen wat je eigenlijk hoort te doen: genieten.
Geen planning erbij pakken. Niet steeds op de klok kijken. Niet bedenken of iedereen wel weet wat er straks moet gebeuren.
Zelf jullie bruiloft organiseren hoeft dus niet te betekenen dat jullie op de trouwdag zelf ook alles moeten regelen. In Zelf je bruiloft plannen? Dit hebben wij geleerd van onze eigen trouwplanning delen we meer over hoe wij dat hebben aangepakt.
Begin met de grote onderdelen van jullie trouwdag en maak de planning daarna steeds iets gedetailleerder.
Een draaiboek kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
08:00 – Klaarmaken
Wie zijn hierbij aanwezig? Hoe laat komen de haarstylist en visagist?
11:00 – Fotograaf arriveert
Waar meldt de fotograaf zich en wie vangt hem of haar op?
13:30 – Vertrek naar trouwlocatie
Wie rijdt met wie mee? Zijn de ringen en andere belangrijke spullen mee?
14:00 – Ceremonie
Wie heeft de ringen? Welke muziek wordt afgespeeld en wie zet deze aan?
15:00 – Taart en borrel
Wanneer wordt de taart klaargezet? Zijn er leveranciers die rond dit tijdstip arriveren?
18:00 – Diner
Zijn er speeches of andere momenten waarmee rekening gehouden moet worden?
20:30 – Feest
Hoe laat begint de openingsdans? Wanneer start de dj of band?
Dit zijn natuurlijk alleen voorbeelden. Iedere bruiloft ziet er anders uit. Het belangrijkste is dat jullie draaiboek aansluit op jullie eigen trouwdag.
Maak één document waarin je alle belangrijke informatie verzamelt.
Denk niet alleen aan de planning, maar ook aan adressen, telefoonnummers, afspraken en gegevens van leveranciers.
Zo hoef je vlak voor jullie bruiloft niet door WhatsApp-gesprekken, e-mails en losse documenten te zoeken.
Je hoeft het draaiboek niet naar iedere gast te sturen.
Deel het vooral met de mensen die tijdens de dag iets moeten weten of regelen. Denk aan jullie ceremoniemeester, een familielid of goede vriend en eventueel leveranciers voor wie de planning relevant is.
Zo weten zij wat er gaat gebeuren zonder daarvoor steeds bij jullie aan te hoeven kloppen.
Juist de kleine dingen kunnen op de trouwdag voor onnodige stress zorgen.
Wie heeft de ringen? Wie neemt bepaalde spullen mee naar de locatie? Wie start dat ene nummer tijdens de ceremonie? Wie weet wanneer de taart aangesneden kan worden?
Het lijken kleine dingen, maar als vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, hoeven jullie daar op de dag zelf niet meer over na te denken.
Een draaiboek geeft houvast, maar er moet ook ruimte blijven voor spontane momenten en een beetje uitloop.
Een fotoshoot kan langer duren, gasten kunnen iets later arriveren en misschien duurt die ene speech ineens tien minuten langer.
Plan daarom waar mogelijk wat ruimte tussen verschillende onderdelen.
Gebruik jullie draaiboek als leidraad voor de dag, niet als een schema waarvan geen minuut afgeweken mag worden.
Je hoeft niet te wachten totdat ieder detail van jullie bruiloft vaststaat.
Zelf vond ik het juist prettig om vroeg te beginnen en het document tijdens de voorbereidingen steeds verder aan te vullen. Zodra er een tijd, leverancier of ander belangrijk detail bekend was, kon het erbij.
Een paar weken voor de bruiloft kun je steeds meer details definitief maken. Vlak voor de trouwdag maak je vervolgens de laatste versie en deel je die met de mensen die hem nodig hebben.
Fotograaf, videograaf, trouwambtenaar, haarstylist, muzikanten: op een trouwdag kunnen verschillende leveranciers op verschillende momenten arriveren.
Zet daarom per leverancier in jullie draaiboek:
Dat voorkomt dat jullie zelf gebeld worden wanneer iemand bijvoorbeeld de juiste ingang van de locatie niet kan vinden.
Zijn jullie nog op zoek naar mensen voor jullie trouwdag? Bekijk de trouwleveranciers op hart van liefde en ontdek wie bij jullie dag past.
Voor mij was dat uiteindelijk de grootste winst van ons draaiboek.
Je bent maanden bezig met het organiseren van jullie bruiloft. Op de dag zelf wil je niet degene zijn die controleert of de muziek op tijd wordt gestart, waar de fotograaf blijft of wanneer het volgende onderdeel begint.
Hoe beter belangrijke dingen vooraf zijn vastgelegd en verdeeld, hoe makkelijker het wordt om die verantwoordelijkheid op jullie trouwdag los te laten.
Want uiteindelijk maak je het draaiboek niet om de hele dag volgens een strak schema te laten verlopen.
Je maakt het juist zodat jullie er op de dag zelf zo min mogelijk mee bezig hoeven te zijn. 🤍
Zijn jullie nog volop aan het plannen? Bekijk dan ons complete stappenplan voor het plannen van jullie bruiloft of ontdek de trouwleveranciers op hart van liefde.
